PRIVACY POLICY
Trinet Global Logistics inc. and Trinet Transportation inc., including their affiliated companies (collectively “Trinet Global Logistics”), put the protection of personal information first and commits to instituting processes that are in line with best industry practices to ensure the confidentiality of personal information collected as part of their activities, in accordance with applicable law.
The goal of this Privacy Policy (the “Policy”) governs the collection, use and communication of personal information as part of the commercial activities of Trinet Global Logistics and provides Trinet Global Logistics with a framework driven by risk management and by the confidentiality of the personal information in its care. The Policy.
This policy takes immediate effect and replaces all previous versions. Trinet Global Logistics reserves the right to interpret this Policy at its discretion and to make occasional changes to it as it sees fit, with no requirement for notice. .
1. Application
This Policy applies to all employees, directors and authorized representatives of Trinet Global Logistics, as well as to any person that may communicate personal information to Trinet Global Logistics, including, but not limited to, through one of its websites, by email or by phone.
2. Definition of “personal information”
“Personal information” includes information about a person that makes it possible to identify that person, directly or indirectly, but does not include public information such as a person’s professional information (name, title, professional phone number and email address).
3. Why do we collect personal information?
Trinet Global Logistics collects, uses and communicates personal information for legitimate business purposes and as provided by law. Trinet Global Logistics is responsible for the personal information collected and, if applicable, disclose the identity of those to whom it communicates personal information, including affiliated or related companies that are part of the Trinet Global Logistics group.
Trinet Global Logistics collects, uses and communicates personal information primarily to establish and manage relations with job applicants and employees, as well as to manage and verify activities, particularly to prevent any violation of the law or any other activity that could prejudice Trinet Global Logistics’ interests.
Trinet Global Logistics keeps up-to-date preservation schedules for files to ensure personal information is kept solely for the timeframe necessary to fulfill the purposes for which it was collected or as required by law.
Regarding the personal information collected for employment or recruiment purposes, Trinet Global Logistics uses the personal information provided to comply with laws and regulations, including, but not limited to, for employment, taxation and social security.
At different phases of its relationship with employees and candidates, Trinet Global Logistics may collect personal information including :
name, date of birth, sex, marital status, beneficiaries and ID numbers, including the social insurance and driver’s licence numbers, when required;
information about education and training, work experience, professional references and credit and criminal background checks;
personal address, phone number, cell phone number, email address and emergency contact information;
health and medical information, including emergency contact information and information about the health of the person and his or her spouse and dependents;
employment history and experience, training, compensation, information about performance and disciplinary measures at Trinet Global Logistics.
4. Consent
Trinet Global Logistics normally collects, uses and communicates personal information following informed explicit consent, except as provided by law. Trinet Global Logistics shall obtain the person’s consent before or at the moment of the collection of the information, as well as when a new use of the personal information is anticipated. It must also inform the person, at the moment it is collected and in understandable terms, of the purposes of the collection and the means by which the personal information is collected, as well as their rights to access and rectify their personal information as provided by laws and to withdraw consent to the use of such information.
Trinet Global Logistics always evaluates the sensitive nature of the personal information and the reasonable expectation of the persons before relying solely on implicit consent.
Exceptions to the principle of consent
There are a number of exceptions provided by law to the obligation to inform and obtain consent for the collection, use or communication of personal information. Here are examples of situations in which Trinet Global Logistics is not required to inform people or obtain their consent to collect, use or communicate personal information:
(a) to comply with a subpoena, an order or a warrant issued by a court;
(b) in case of emergency that constitutes a threat to a person’s life, health or safety
(c) to an investigating agency or a government institution with the legal authority to obtain information (i.e., for the purposes of an investigation);
(d) if required by law.
5. Transfer of personal information to service providers (in Canada or elsewhere)
Trinet Global Logistics may transfer, process or preserve personal information outside of Canada. However, Trinet Global Logistics transfers personal information to service providers only if this transfer complies with the principles and rules set out in this Policy and in accordance with applicable law. These service providers will have to collect, use, communicate and preserve personal information pursuant to this Policy and legislation in effect. When it uses service providers, Trinet Global Logistics (i) shows due diligence in choosing service providers that will handle personal information on its behalf, (ii) imposes reasonable contractual conditions regarding data security and (iii) makes ongoing verification that said providers use at least the same level of care as Trinet Global Logistics to ensure data security.
6. Security measures
Trinet Global Logistics takes reasonable measures to protect and secure personal information against illegal and unauthorized access, communication, copying, use or modification. This also includes protection measures against the loss of, theft of and damage to this information. If a person learns of the loss of, unauthorized access to, a lack of security for or unauthorized communication of personal information, whether or not the person is at the origin of this loss, access or unauthorized communication, he or she must immediately inform the person responsible for privacy protection: legal@gotrinet.com.
7. Access to personal information and correction
Trinet Global Logistics takes reasonable measures to ensure that personal information is preserved with the accuracy required. Trinet Global Logistics will give a person access to their personal information and the means to make rectifications. Anyone may contest the accuracy and completeness of the information and request rectifications to it accordingly. Requests for access or for rectification to personal information must be made in writing to the person responsible for privacy protection at Trinet Global Logistics (legal@gotrinet.com).
8. Duty to notify
Trinet Global Logistics must notify the individuals concerned and privacy regulatory bodies of any security breach regarding their personal information under Trinet Global Logistics’s control, if there is reason to believe that the breach creates a genuine risk of serious prejudice to these individuals. “Serious prejudice” includes bodily injury, humiliation, damage to reputation or relationships, loss of employment, business or professional opportunities, financial loss, identity theft, negative impact on the credit history and damage to or loss of property. Such notice will be given as soon as Trinet Global Logistics becomes aware that a breach with a risk of serious prejudice has occurred.
COOKIE USAGE POLICY
What are cookies?
Cookies are pieces of information that we store on your computer to collect certain information about you. They allow us to optimize the operation of the website and to offer you a more personalized experience.
The information we keep
Cookies store only a minimal amount of data and do not collect any personal information about you. Our cookies are generally encrypted and can only be read by our servers. Cookies are typically used to communicate with our servers to help us improve the operation of our websites.
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Confidentialité et protection des renseignements personnels
Trinet Logistique Globale inc. et Trinet Transportation inc. ainsi que leurs sociétés affiliées, (collectivement « Trinet Logistique Globale »), accordent la priorité à la protection des renseignements personnels et s’engage à mettre en place les processus conformes aux meilleures pratiques de l'industrie afin d'assurer la confidentialité des renseignements personnels recueillis dans le cadre de leurs activités, conformément aux lois applicables.
L’objectif de cette Politique de confidentialité (la « Politique ») est de régir la collecte, l'utilisation et la communication des renseignements personnels dans le cadre des activités commerciales de Trinet Logistique Globale et de fournir à Trinet Logistique Globale un cadre axé sur la gestion des risques et sur la confidentialité des renseignements personnels qui lui sont confiés. La politique.
Cette politique entre en vigueur immédiatement et remplace toutes les versions précédentes. Trinet Logistique Globale se réserve le droit d'interpréter cette politique à sa discrétion et d'y apporter des modifications ponctuelles à sa convenance, sans qu'aucun préavis ne soit nécessaire.
1. Application
Cette politique s’applique à tous les employés, directeurs et représentants autorisés de Trinet Logistique Globale, ainsi qu'à toute personne susceptible de communiquer des renseignements personnels à Trinet Logistique Globale, y compris, mais sans s'y limiter, par l'intermédiaire de l'un de ses sites Web, par courriel ou par téléphone.
2. Définition de « renseignements personnels »
Les « renseignements personnels » comprennent des renseignements concernant une personne qui permettent de l’identifier, directement ou indirectement, mais ne comprennent pas les informations publiques telles que les informations professionnelles d'une personne (nom, titre, numéro de téléphone professionnel et adresse électronique).
3. Pourquoi recueillons-nous des renseignements personnels?
Trinet Logistique Globale recueille, utilise et communique des renseignements personnels à des fins légitimes d’affaires et conformément à la loi. Trinet Logistique Globale est responsable des renseignements personnels collectés et, s’il y a lieu, divulgue l’identité de ceux à qui elle communique des renseignements personnels, y compris ses sociétés affiliées ou liées faisant partie du groupe Trinet Logistique Globale.
· Trinet Logistique Globale recueille, utilise et communique des renseignements personnels pour établir et gérer les relations avec les candidats et les employés, ainsi que pour gérer et la vérifier les activités, notamment pour prévenir toute violation de la loi et toute autre activité pouvant nuire aux intérêts de Trinet Logistique Globale.
Trinet Logistique Globale tient à jour des échéanciers de conservation des dossiers pour s’assurer que les renseignements personnels s ne sont conservés que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou selon les exigences de la loi.
Quant aux renseignements personnels recueillis à des fins d'emploi ou de recrutement, Trinet Logistique Globale utilise les renseignements personnels fournis pour se conformer aux lois et règlements, y compris, mais sans s'y limiter, à des fins d'emploi, de fiscalité et de sécurité sociale. À diverses étapes de sa relation de travail avec les employés et les candidats, Trinet Logistique Globale peut recueillir des renseignements personnels, notamment :
nom, date de naissance, sexe, statut matrimonial, ayants droit, numéros d’identité, y compris numéro d’assurance sociale et de permis de conduire, lorsque requis;
renseignements sur la scolarité et la formation, l’expérience de travail et les références professionnelles, ainsi que la vérification des dossiers de crédit et criminel ;
adresse personnelle, numéro de téléphone, numéro de cellulaire, adresse courriel et renseignements sur la personne à contacter en cas d’urgence ;
information sur la santé et de nature médicale, y compris les renseignements sur la personne à contacter en cas d’urgence et de l’information sur l’état de santé de la personne, de son conjoint ou de sa conjointe et des personnes à charge ;
parcours et expérience de travail, formation, rémunération, information sur le rendement et les mesures disciplinaires chez Trinet Logistique Globale.
4. Consentement
Trinet Logistique Globale recueille, utilise et communique normalement des renseignements personnels à la suite d'un consentement explicite et éclairé, sauf dans les cas prévus par la loi. Trinet Logistique Globale doit obtenir le consentement de la personne avant ou au moment de la collecte des renseignements, ainsi que lorsqu'une nouvelle utilisation des renseignements personnels est prévue. La société doit également informer la personne, au moment de la collecte et en termes compréhensibles, des fins de la collecte et des moyens par lesquels les renseignements personnels sont recueillis, ainsi que de son droit d'accéder à ses renseignements personnels et de les rectifier, conformément à la loi, et de retirer son consentement à l'utilisation de ces renseignements.
Trinet Logistique Globale vérifie toujours la nature sensible des renseignements personnels et les attentes raisonnables des personnes avant de se fier uniquement à un consentement implicite.
· Exceptions au principe de consentement
· Il existe un certain nombre d’exceptions prévues par la loi à l'obligation d'informer et d'obtenir le consentement pour la collecte, l'utilisation ou la communication de renseignements personnels. Voici des exemples de situations dans lesquelles Trinet Logistique Globale n'est pas tenue d'informer les gens ou d'obtenir leur consentement pour la collecte, l'utilisation ou la communication de renseignements personnels :(a) pour se conformer à une citation à comparaître, à une ordonnance ou à un mandat émis par une cour;
en cas d'urgence constituant une menace pour la vie, la santé ou la sécurité d'une personne;
(c) à un organisme d’enquête ou à une institution gouvernementale ayant l’autorité légale d’obtenir de l’information (c.-à-d. aux fins d’une enquête);
(c) si cela est exigé par la loi.
5. Transfert de renseignements personnels à des fournisseurs de services (au Canada ou ailleurs)
Trinet Logistique Globale peut transférer, traiter ou conserver les renseignements personnels à l’extérieur du Canada. Cependant, Trinet Logistique Globale ne transfère les renseignements personnels à des fournisseurs de services que si ce transfert est conforme aux principes et autres règles indiqués dans cette Politique et conformément à la législation applicable. Ces fournisseurs de services devront recueillir, utiliser, communiquer et conserver les renseignements personnels conformément à cette Politique et aux lois en vigueur. Lorsqu’elle a recourt à des fournisseurs de services, Trinet Logistique Globale (i) fait preuve de diligence raisonnable dans le choix des fournisseurs de services qui traiteront les renseignements personnels en son nom, (ii) impose des conditions contractuelles raisonnables à ces fournisseurs en matière de sécurité des données et (iii) vérifie de façon continue que lesdits fournisseurs utilisent au moins le même niveau de diligence que Trinet Logistique Globale pour assurer la sécurité des données.
6. Mesures de sécurité
Trinet Logistique Globale prend des mesures de protection et de sécurité raisonnables afin de protéger les renseignements personnels contre l’accès, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification illicites et non autorisés. Ceci comprend également des mesures de protection contre la perte, le vol et les dommages causés à ces renseignements. Si une personne apprend la perte, l’accès non autorisé, le manque de sécurité ou la communication non autorisée de renseignements personnels, qu’elle soit ou non à l’origine de cette perte, de cet accès ou de cette communication non autorisée, elle doit immédiatement en informer le responsable de la protection de la vie privée : legal@gotrinet.com.
7. Accès aux renseignements personnels et rectification
Trinet Logistique Globale prend des mesures raisonnables pour s’assurer que les renseignements personnels sont conservés avec toute l’exactitude nécessaire. Trinet Logistique Globale donnera à une personne l’accès à ses renseignements personnels et les moyens d’y apporter des rectifications. Toute personne peut contester l’exactitude et l’intégralité de l’information et demander des rectifications en conséquence. Les demandes d'accès ou de rectification des renseignements personnels doivent être faites par écrit à la personne responsable de la protection de la vie privée chez Trinet Logistique Globale (legal@gotrinet.com).
8. Devoir d’aviser
Trinet Logistique Globale doit aviser les personnes, de même que les autorités de réglementation en matière de confidentialité, de toute violation faite aux mesures de sécurité entourant leurs renseignements personnels sous la gouverne de Trinet Logistique Globale, s’il est raisonnable de croire dans les circonstances que la violation comporte un risque réel de créer un préjudice grave à ces personnes. « Préjudice grave » comprend préjudice corporel, humiliation, dommage à la réputation ou aux relations, perte d’emploi, d’occasions d’affaires ou professionnelles, perte financière, vol d’identité, impacts négatifs sur le dossier de crédit et dommage ou perte touchant la propriété. Un tel avis sera fait aussitôt que Trinet Logistique Globale aura connaissance qu'une infraction comportant un risque de préjudice grave s'est produite.
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